VIE DES COLLECTIVITES
Saisine par Voie Électronique (SVE) : quelles sont vos obligations ?
Retour sur les démarches à suivre pour les collectivités
Tout envoi par un usager à une autorité administrative par voie électronique ainsi que tout paiement opéré dans le cadre d’un téléservice fait l’objet d’un accusé de réception électronique (ARE) et, lorsque celui-ci n’est pas instantané, d’un accusé d’enregistrement électronique (AEE).
L'accusé de réception et l'accusé d’enregistrement sont émis selon un procédé conforme aux règles fixées par le référentiel général de sécurité
Dans quel contexte appliquer cette règlementation
L’autorité administrative n’est pas tenue de respecter cette obligation pour les envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou les envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité de son système d’information. Après en avoir, si possible, informé la source des envois en cause, un système d’information peut être configuré pour bloquer la réception des envois provenant de sources identifiées comme ayant émis un nombre significatif d’envois abusifs ou émis des envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité du système d’information.
Lorsqu’il est requis que l’envoi d’un document par un usager à une autorité administrative se fasse par lettre recommandée, cette formalité peut être satisfaite par l’utilisation d’un téléservice ou d’un procédé électronique, accepté par l’autorité administrative, permettant de désigner l’expéditeur et d’établir si le document a été remis ou non à cette autorité.
Lorsqu’il est requis que l’envoi d’un document par un usager à une autorité administrative se fasse par lettre recommandée, cette formalité peut être satisfaite par l’utilisation d’un téléservice ou d’un procédé électronique, accepté par l’autorité administrative, permettant de désigner l’expéditeur et d’établir si le document a été remis ou non à cette autorité.
L’Accusé d’Enregistrement Electronique (AEE)
L’Accusé d’Enregistrement Electronique (AEE) est envoyé à l’adresse électronique spécifiée par l’usager dans le cas d’un formulaire ou celle à partir de laquelle il a envoyé sa demande dans le cas d’un simple email.
Cet AEE est envoyé dans un délai maximum de un jour.
L’Accusé de Réception Electronique (ARE)
L’Accusé de Réception Electronique (ARE) doit être envoyé dans les 10 jours de réception de la demande. Il est le point de départ des calculs de délais et notamment des 2 mois génériques du « Silence vaut accord ».
L’AR doit comporter un certain nombre d’éléments comme la date de réception de la demande, l’identification du service instructeur, les dates d’accord/rejet implicite si la procédure y est soumise, les délais et voies de recours…
L’AR est envoyée à l’adresse électronique du demandeur.
Plusieurs AR doivent être envisagés :
• AR ne pouvant pas faire naître de décision implicite
• AR pouvant faire naître une décision implicite d’acceptation
• AR pouvant faire naître une décision implicite de rejet
• Réorientation vers l’autorité compétente (un message vers l’usager et un autre message vers l’autorité compétente).
La réponse
Une autorité administrative peut répondre par voie électronique à toute demande d’information qui lui a été adressée par cette voie par un usager ou par une autre autorité administrative. Sauf refus exprès de l’usager, une autorité administrative peut répondre par voie électronique aux envois qui lui sont adressés par cette voie.
Lorsqu’il est requis qu’un document administratif soit notifié à l’usager par lettre recommandée et après avoir recueilli l’accord exprès de l’usager, cette formalité peut être satisfaite par l’utilisation d’un procédé électronique permettant de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si le document a été remis ou non au destinataire.
Si la demande ne concerne pas l’administration qui a été sollicitée, celle-ci doit la transmettre à l’administration compétente et en informer le demandeur.
L’instruction de la demande et la réponse doivent être traités dans les délais maximum associés à la procédure. L’administration reste soumise aux règles du SVA.
