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Pour quelles raisons mettre en place un intranet pour votre collectivité ?
Vous vous demandez s’il est utile de déployer un intranet pour votre collectivité ?
Faisons ensemble un point sur les champs d’utilisation possibles, afin que vous puissiez savoir si cet outil deviendra indispensable à votre collectivité.
On peut relever trois principaux champs d'utilisation :
- Faciliter les échanges au quotidien
- Optimiser la communication et la diffusion d'informations
- Organiser la gestion des connaissances et les besoins métier
Faciliter les échanges au quotidien
Parmi les fonctionnalités qui permettent de faciliter au quotidien les échanges entre élus et/ou agents territoriaux, on trouvera par exemple un agenda partagé.
Un système d’alertes/notifications peut prévenir chaque participant de la diffusion dans l’intranet d’une information qui le concerne.
Il faut aussi veiller à préserver l’accessibilité et la mobilité de chaque participant. Il est donc important que l’intranet soit « responsive », c’est-à-dire que l’ensemble de ses pages et fonctionnalités soient aisément accessibles sur smartphones et tablettes.
Communication et diffusion d'informations
L'intranet doit permettre de créer des thématiques d'informations. Cette logique peut être organisée autour d’une arborescence de groupes : par commission d’élus, par service, par projet en cours ou archivé, etc.
Parmi ces thématiques, l'intranet peut aussi en proposer qui sortent du cadre strictement professionnel, en permettant par exemple aux participants de disposer d’espaces dédiés aux partages d’annonces, de bonnes adresses, de sondages, etc.
Cette dimension plus informelle peut être utile pour permettre à chaque participant de s'approprier cet outil.
La gestion des connaissances
Il s'agit de créer un gestionnaire de fichiers centralisé, auquel chacun peut avoir accès avec des droits plus ou moins étendus.
Avec cela, l’intranet peut faciliter la prise de connaissance des procédures, démarches, outils et référentiels mis en place par la collectivité.
Il peut notamment être un excellent outil pour simplifier le fonctionnement du nouveau conseil municipal ou communautaire, ou bien faciliter l’arrivée de nouveaux agents au sein des services de la collectivité.
Les besoins métiers
De nombreux besoins métier peuvent être concernés par l’intranet : ressources humaines, protocole, communication, démocratie participative, services techniques, support informatique, etc.
L'interface
Cette interface doit permettre de gérer les utilisateurs, leurs droits d’accès, les groupes d’échanges, l’activation/désactivation de modules et fonctionnalités, etc.
Surtout, elle doit être facile à prendre en main, un des moyens d’adoption les plus efficaces de l’intranet par chaque participant.
Pour conclure, si l’intranet peut répondre à plusieurs finalités déterminées par la collectivité et que son utilisation semble déjà être indispensable, sa mise en œuvre peut être progressive, pour permettre de l’adapter au plus près des besoins et moyens internes de la collectivité.
Pour accompagner votre collectivité dans cette démarche, conseils et fiches pratiques sont disponibles avec notre outil Intranet.
